Daha iyi destek sağlamak için 10 ipucu

Birçok şirket için BT departmanı, bilgilerin sistem boyunca sorunsuz bir şekilde akmasını sağlayan omurga ve sinir merkezi olarak hizmet eder. BT departmanı şirket hiyerarşisinde benzersiz bir konuma sahiptir. Görevi, şirketin ana operasyonlarına bağlı olmak zorunda değildir (aslında, her türlü şirketin gıdadan modaya IT departmanları vardır), ancak diğer departmanlardan bağımsız değildir.

BT personeli mutlaka diğer çalışanlara bağlı olmasa da, bir tür müşteri hizmeti pozisyonunu korurlar. Çalışanlara BT desteği sağlamak, bir şirketteki BT departmanları için önemli bir görevdir. Bu, şirketteki kişilerin görevlerini verimli bir şekilde yerine getirmelerini ve şirketin verimliliğini artırmasını sağlar. Peki bu işi nasıl daha iyi yapabilirler? İşte herhangi bir BT departmanının göz önünde bulundurması gereken 10 ipucu. (BT'de çalışmanın dezavantajları vardır. 10 Nedenden BT Adamı Olmak İçin Ödemez.)

Bilet Sistemi Var

Müşterilerine teknik destek sağlayan birçok büyük şirket, görevlerini takip etmek ve herhangi bir işteki ilerlemeyi izlemek için bir bilet sistemine sahiptir. Dahili olsa bile, basit bir bilet sistemi departmanın düzenlenmesine yardımcı olabilir, böylece teknikler yapılması gerekenleri gözden kaçırmaz. Bir bilet sisteminin sahip olması gereken en temel şey, bir bilet numarası ve bir "notlar" alanı ile otomatik yanıt verme yeteneğidir, böylece teknisyenler biletin ilerleyişi hakkında önemli bilgileri kaydedebilir.

… Ya da En Azında Özel E-posta Adresi

Bazı şirketler tamamen işlevsel bir bilet sistemine sahip olmak için gerekli kaynaklara sahip olmayabilir (veya isteyebilir). Yeni e-postalar için otomatik yanıtlayıcı ile sorular ve destek sorunları için özel bir e-posta adresi ayarlamak iyi bir alternatif olabilir.

Daha Az E-posta Gönder

Bir e-posta veya mesajda doğru soruları yanıtlamak için zaman harcayın. Birçok BT personelinin yaşadığı sorun, sadece e-posta yazarak veya mesaj göndererek saatlerini kaybetme eğilimindedir. Örneğin, "E-posta alamıyorum" yazan bir e-posta alırlarsa, "Hangi cihazı kullanıyorsunuz?" daha sonra "Dizüstü bilgisayarım" yanıtını alabilirler, "İşletim sistemi nedir?" Bu kelimenin tam anlamıyla bütün gün devam edebilir. Bunun yerine, BT'nin ihtiyaç duydukları tüm bilgileri tek bir e-postayla almasını sağlamak için zaman ayırmalı ve ardından bir yanıt vermelidir. Kişiyi ayrıntılı olarak yanıtlamak için birkaç dakika harcamak, sonsuz ileri geri konuşmaların azaltılmasına yardımcı olabilir.

Bilinen Hatalar Hakkında Bilgi Verme

Bir SSS veya "Bilinen Hatalar" sayfası sağlayın. Çoğu kullanıcı diğer kullanıcılarla aynı sorunlara sahiptir. BT departmanı, herkes için bir SSS veya belki de bilinen hataları (ve onlar hakkında ne yapıldığını) ayrıntılandıran bir sayfa sağlayarak, sorunların olup olmadığı konusunda düşmanlıktan bahsetmemek için tekrarlayan e-postaları veya mesajları cevaplamak zorunda kalabilir. adresleniyor.

Forum Oluşturun

Büyük bir kullanıcı tabanına sahip daha büyük şirketler için, insanların sorunlarını veya endişelerini listeleyebilecekleri bir forum oluşturmak mantıklı olabilir. Bu, çalışanların birbirlerine yanıt vermelerine ve birbirlerine yardım etmelerine olanak tanır.

Şahsen Yanıt Ver

Bu, basit, hatta mantıklı bir şey gibi görünüyor, ancak birçok BT departmanı, taleplerle uğraşırken hala "ekibi" veya "destek ekibinizi" kullanıyor. Bu sadece birçok kullanıcı için sinir bozucu değil, aynı zamanda departmanın hesap verebilirlik ve sorumluluktan kaçınmaya çalıştığı gibi ses çıkarabilir. BT personeli her bir talebi kişisel olarak yanıtlar ve adlarını eklerse, bu, çalışanların talebin ele alınacağını hissetmelerine yardımcı olur ve ayrıca gerçekten yardıma ihtiyaç duyduklarında birisini ele geçirmeleri için bir yol sağlar.

Bir Zaman Çerçevesi Sağlayın

Bir sorunun ne zaman düzeltileceğini insanlara bildirin. Yine, bu sağduyu gibi görünebilir, ancak sorun giderildikten sonra çok az kişi destek isteyen kişiye mesaj göndermek için zaman ayırır. Bu sadece saygılı olmakla kalmaz, aynı zamanda başka sorunların ortaya çıkması halinde bir zaman damgası ve kağıt izi de verir.

Geribildirim İsteyin

Herhangi bir departman veya şirket, ne yaptıklarını ve hizmetlerini nasıl geliştirebileceklerini bilmek ister. Bir talebi çözdükten sonra, çalışandan geri bildirim almak iyi bir fikirdir. Bir forma bağlantı hazırlayın veya sadece hizmet hakkında ne düşündüklerini sorun.

Kötüye Kullanımı Hoşgörmeyin

İnsanların, özellikle de yüksek basınçlı işlerde çalışanların hayal kırıklığına uğraması kolaydır. Bazı durumlarda, bu BT personeli gibi diğer insanlarda hayal kırıklığı yaşamak anlamına gelebilir. Birçok yönetici BT departmanı personelini ast olarak görürken, bu onların hizmetkar oldukları anlamına gelmez. BT departmanı yöneticileri ve müdürleri, diğer çalışanları, özellikle de çalışanları sözlü olarak kötüye kullananları kötüye kullanmaya tahammül etmemelidir.

Profesyonel ol

BT departmanları çoğunlukla iç meseleleri ele aldığından, talepleri ele alırken sıradan veya hatta kaba olmak kolaydır. Ancak BT personeli, taleplere cevap verirken daima bir profesyonel hatta dostça bir ton yansıtmalıdır. Bir nezaket uzun bir yol kat edebilir.

Bunlar, BT departmanlarının şirketlerine daha iyi hizmet sunmasına yardımcı olacak birkaç ipucudur. Başka ipuçlarınız varsa, lütfen bunları @Techopedia ile paylaşın.