İçindekiler:
Tanım - Doküman Yönetimi ne anlama geliyor?
Belge yönetimi, iş akışının ilerlemesi ve iş sonuçları için veri depolama, bulma, güncelleme ve paylaşma işlemidir. Belirli sunuculardaki merkezi paylaşım ve veri depolama, kuruluşların korunan verilerin güvenliğinin yanı sıra verimli ve etkili bir şekilde bilgilere erişmesine yardımcı olur. Programlar ve sunucular belge yönetimi sürecinde kullanılır. Merkezi olmayan veya bulunması zor olanların aksine, önemli meta veriler merkezileştirilir.
Techopedia Doküman Yönetimini Açıklıyor
Paylaşılan bir sunucuya ve paylaşılan dosyalara veri ekleyerek, belge yönetimi yalnızca yetkili kullanıcıların varolan verileri düzenlemesine ve bu verileri eklemesine izin verir. Ayrıca indirme işlemlerinin yalnızca yetkili kişiler tarafından yapılmasını sağlar. Veriler, güvenliğini daha da sağlamak için şifrelenebilir.
Belgeleri yönetmek üzere atanan sunucular, görev yönetimini en üst düzeye çıkarmak ve genel kuruluş iş akışına yardımcı olmak için yerleşik iş akışı uygulamaları da içerebilir. İnsan görevlerinin otomatik olarak izlenmesi belge yönetimi sürecinde gerçekleşir. Özel iş akışı özellikleri, ortak şablon kullanımlarıyla birlikte oluşturularak tekrarlanan belge oluşturma ihtiyacını ortadan kaldırabilir.
