İçindekiler:
Tanımı - E-posta Saklama ne anlama geliyor?
E-posta saklama, ilgili kuruluşun politikalarına göre bir kuruluştaki anlık mesajlaşma kayıtlarının ve e-postanın saklanmasıdır. E-posta saklama politikası, endüstriyel, resmi veya ticari politikalara uygun olarak yapılır. Bir kuruluşta yasal endişeler, düzenlemeler ve bilgi yönetimi için e-posta saklama ve bununla ilgili politikalar gereklidir.
Techopedia, E-posta Saklama'yı açıklıyor
E-posta saklama, e-posta arşivlemesinden farklıdır. Arşivleme, iş kullanıcılarının e-postaları ve anlık mesajları belirsiz bir süre boyunca saklamasına izin verirken, e-posta saklama, bir e-postanın veya anlık mesaj kaydının otomatik olarak silinmeden önce ne kadar tutulması gerektiğini belirler. E-postaların daha uzun süre saklanması, yetkisiz bir kullanıcının kuruluş sırlarına veya gizli materyale erişme riskini artırır. Daha kısa e-posta saklama, bu sorunların giderilmesine yardımcı olur ve uygulanması daha kolay ve daha az maliyetlidir. Bununla birlikte, geçmiş organizasyonel veya departman kararlarını hatırlamak veya değerlendirmek için eski e-posta ve mesaj kayıtlarına ihtiyaç duyan yöneticiler ve uzun vadeli çalışanlar için bir maliyet olacaktır. Bu nedenle, kuruluş için tekdüze ve tutarlı olan ve en iyi saklama süresi çerçevesini sağlayan bir e-posta saklama politikasına sahip olmak önemlidir. En iyi uygulama, e-posta saklama politikalarını ve silme ölçütlerini, e-posta içeriği kategorisine göre ve davaya yönelik bilgi muhafazalarını zamanında ve uygun maliyetli bir şekilde barındırma esnekliğine ayarlamaktır.
E-posta saklama politikaları bir kuruluşa birçok şekilde yardımcı olur. İlk olarak, tüm mevzuata uygunluğun takip edilmesini sağlar ve uygunsuzluk maliyetini ve yaptırım riskini azaltır. İkincisi, ilgili maliyetleri artırmadan BT performansını artırır. Üçüncüsü, kullanıcılara iş inovasyonunu, iyileştirmesini ve üretkenliğini artırmak için bilgi sağlayarak bilgi yönetimine yardımcı olur.
