İçindekiler:
Tanımı - Kağıtsız Ofis ne anlama geliyor?
Kağıtsız bir ofis, bir ofis ortamında kağıt kullanımının büyük ölçüde azaltıldığı veya tamamen ortadan kaldırıldığı bir kavramdır.
Bu, belgeyi dijital forma dönüştürerek elde edilir. Taraftarlara göre, kağıtsız bir ofis sadece çevre dostu olmakla kalmaz, aynı zamanda bir ofisin verimliliğini ve verimliliğini artırmaya yardımcı olurken, aynı zamanda para tasarrufu sağlar ve dijital belgeler kullanıcılar arasında kolayca paylaşılabildiği için iş süreçlerini daha kolay ve daha rahat hale getirir.
Techopedia, Kağıtsız Ofisi açıklıyor
Kağıtsız ofisin avantajları:- Belgeler kağıtsız ofis kullanılarak kolayca bulunabilir ve alınabilir. Bu, çalışma günü boyunca önemli miktarda zaman tasarrufu sağlayabilir.
- Aynı belge aynı anda çoğaltılabilir, fakslanabilir, işlenebilir veya birleştirilebilir.
- Kağıtsız ofis, birden çok kullanıcının aynı anda aynı belgeye daha kolay ve kolay bir şekilde erişmesine yardımcı olur.
- Depolama ve alanla ilgili olarak, kağıtsız ofis daha büyük ve daha verimli depolama sağlar. Büyük miktarlarda belgeler tek bir bilgisayarda saklanabilir. Büyük dosya dolapları ortadan kaldırılabilir.
- Bir belge, ofisteki bir konumdan diğerine fiziksel olarak taşınmak zorunda kalmadan alınabilir.
- Özellikle farklı yerlerde çalışanlar için daha fazla iletişim kapasitesi söz konusudur.
Kağıtsız ofisin dezavantajları:
- Bilgisayar ekranında uzun bir belgenin okunması zordur. Bir kağıda uzun bir belgeyi okumak daha kolaydır ve birçok kişi genel olarak kağıt üzerinde okumayı tercih eder.
- Kağıtsız bir ofiste güvenlik önlemlerinin güçlendirilmesi gerekmektedir. Kullanıcı erişim kontrolü izlenmelidir.
- Dijital iş işlemenin yasal sonuçları söz konusudur.
- Mevcut belgeleri dijital forma dönüştürme süreci zaman alır ve bazen de büyük maliyetler doğurur.
- Donanım ve yazılımın sürekli olarak yükseltilmesi gerekli olabilir.
- Bilgisayar virüsleri, elektrik kesintileri, ağ çökmeleri ve benzerleri, yalnızca dijital bilgilere dayanıyorsa şirketin tamamını etkin bir şekilde kapatabilir.
